REYNAARDE TALENTONTWIKKELING
030 - 60 627 11
INFO@REYNAARDE.NL

Competentiemapping stappenplan

Competenties vormen in zekere zin de ruggengraat van de organisatie. De competenties van de medewerker zijn in een dynamische arbeidsmarkt belangrijker dan het opleidingsniveau of opleidingsrichting. Door in de organisatie de competenties goed in kaart te brengen (competentiemapping of competentcy mapping) kan je zien welke competenties binnen de organisatie aanwezig zijn of juist ontbreken.

Maar hoe maak je deze competenties inzichtelijk? Welke technieken en tools staan tot je beschikking bij het in kaart brengen van competenties? En welke stappen moet je doorlopen? Wij laten het je zien aan de hand van een overzichtelijk stappenplan.

Wat zijn competenties?

Om te laten zien hoe je competenties in kaart brengt, is het allereerst belangrijk om helder voor ogen te hebben wat een competentie precies is.

Een competentie is volgens officiële definities 

‘een in gedrag waarneembare combinatie van kennis, vaardigheden, houding en/of persoonskenmerken (bekwaamheid) waarmee in een arbeidssituatie bepaalde doelen worden bereikt’.

Het laat zien dat de persoon de bekwaamheid met succes kan omzetten in efficiënt gedrag zodat de doelstelling van het handelen wordt bereikt.

Een competentie is dus grotendeels een optelsom van de onderstaande bestanddelen.

• Kennis: combinatie van informatie en ervaring.
• Vaardigheden:. Dit zijn vooral de communicatieve, technische en mentale vaardigheden.
• Motivatie: Het betreft hier vooral de (aangeleerde) houding, overtuigingen en normen en waarden. 
• Persoonlijkheid: Vooral de aangeboren kwaliteiten en capaciteiten.

Waarom een competentieprofiel maken?

Het goed in kaart brengen van competenties, comp[etentiemapping (in het Engels ook vaak competency mapping genoemd) heeft diverse voordelen voor zowel het management van een bedrijf als de organisatie in haar geheel. Hieronder een overzicht van de voordelen:

1. Bouwstenen voor competentiemanagement

Een goed overzicht van competenties waarover medewerkers wel of juist niet beschikken vormt de basis van een solide competentieplan.

Het geeft de organisatie inzicht in het ontwikkelniveau van de organisatie per afdeling, team en zelfs individueel. Dit vormt de basis voor een organisatiebreed ontwikkelplan waarin de organisatie haar visie en doelen kan meenemen. 

Individueel kan dit vertaald worden in een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) en biedt een overzicht van de competenties waarover een medewerker beschikt en bevat een plan van aanpak voor het leren van nieuwe (of aanscherpen van bestaande) vaardigheden.

Een competentieplan richt zich doorgaans op de onderstaande vragen.

• Wat wil de organisatie, afdeling en medewerker bereiken?
• Wat zijn de doelstellingen en ambities van de organisatie, afdeling en medewerker?
• Beschikt de organisatie, afdeling en medewerker over de juiste competenties om de ambities waar te maken? En aan welke competenties moet de organisatie, afdeling en medewerker extra aandacht besteden als dit niet het geval is.

Een goed overzicht van de aanwezige en te ontwikkelen competenties binnen je organisatie is dan ook een eerste belangrijke voorwaarde voor het opstellen van een gedegen competentieplan.

2. Training op maat wordt mogelijk

Competency mapping stelt managers en directieleden in staat om medewerkers maatwerk training of workshops aan te bieden.

Als je precies weet welke competenties goed ontwikkeld of juist onderontwikkeld zijn, kun je medewerkers competentiecoaching, begeleiding en trainingen aanbieden die passen bij hun noden, behoeften en persoonlijke voorkeuren.

Zonder deze informatie blijft het natuurlijk giswerk. Niet echt effectief.

3. Harde competenties en soft skills onderscheiden

Naast bepaalde vaardigheden en hard skills zijn ook soft skills belangrijke assets.

Het is bijvoorbeeld vanzelfsprekend dat je als docent of trainer/coach veel vakkennis bezit. Maar mensenkennis en goede didactische en communicatieve vaardigheden zijn minstens zo belangrijk om een dergelijk vak naar behoren uit te kunnen oefenen. En een copywriter moet niet alleen goed kunnen schrijven, maar ook weten hoe hij mensen met zijn teksten kan bereiken. Jezelf kunnen verkopen is in dit geval een eigenschap die net zo belangrijk is voor je bereik of verkoopsucces dan de daadwerkelijke schrijfkwaliteiten.

Door competenties goed in kaart te brengen, wordt het voor managers gemakkelijker om harde vaardigheden en soft skills van elkaar te onderscheiden. Dit leidt vaak tot nuttige inzichten. Vooral omdat soft skills in eerste instantie lastiger te meten zijn dan harde competenties die veelal zijn af te lezen aan de diploma’s, functie, aantal jaren ervaring en certificaten die iemand bezit. Het herkennen en kweken van soft skills vereist namelijk inzicht in de psyche en drijfveren van een bepaalde medewerker.  

Stappenplan om competenties in kaart te brengen

Maar hoe ga je nu precies te werk bij het opstellen van een competentieprofiel? Welke stappen moet je doorlopen en welke aandachtspunten dien je in het achterhoofd houden om optimaal rendement te halen uit competency mapping? Wij leggen het uit aan de hand van onderstaand overzichtelijke stappenplan.

1. Competenties verzamelen en bepalen

De eerste stap bij het opstellen van een competentieplan is het formuleren van de juiste competenties voor een medewerker. Dit betekent dat je vanuit een organisatieperspectief de belangrijkste competenties selecteert die nodig zijn voor het vervullen van een functie of uitvoeren van een taak.

Bij het selecteren van competenties kun je gebruikmaken van een competentielijst of -set, een overzicht van competenties met de bijpassende beschrijvingen.

2. Bepaal de bijpassende gedragsindicatoren

Nadat je de belangrijkste competenties hebt geïdentificeerd, is het zaak om de gedragsindicatoren per competentie te identificeren.

Welke gedragsindicatoren zijn verbonden aan de gekozen competenties? Gedragsindicatoren zijn in dit geval beschrijvingen van concreet waarneembaar gedrag die bewijzen dat een medewerker beschikt over een bepaalde competentie.

Iemand die communicatief vaardig is, zou bijvoorbeeld goed moeten zijn in het leggen en onderhouden van contacten (zowel binnen het bedrijf als met externe partijen), het selecteren en gebruiken van belangrijke informatie en het formuleren en presenteren van ideeën en bedrijfsrelevante informatie. Het is belangrijk om gedragsindicatoren goed en helder te omschrijven zodat ze in de praktijk ook gemakkelijk meet- en toetsbaar zijn.

3. Ga in gesprek met de medewerker

Na de bovengenoemde voorbereidingswerkzaamheden is het tijd om de dialoog met de medewerker aan te gaan over het ontwikkelen van competenties.

Afhankelijk van de competentie, de werknemer en organisatie kan zo’n gesprek verschillende vormen aannemen.

Een gestructureerd interview richt zich vooral op vastliggende onderwerpen. Bij dit type gesprek worden de vragen een voor een doorgenomen en is er niet echt sprake van een spontaan gespreksverloop. Gestructureerde interviews hebben in de regel een hoge betrouwbaarheid en validiteit.
Een ongestructureerd interview heeft geen vooraf bepaalde structuur, verloopt veelal spontaan en behandelt losse onderwerpen. Het voordeel van deze gespreksvorm is het spontane en open karakter, maar de betrouwbaarheid en validiteit is wel minder dan bij het gestructureerde interview.
Een gedragsgericht interview onderzoekt vooral voorbeelden uit het verleden en maakt daarbij gebruik van de STARRT-methode.
 

4. Beoordeel de aanwezige competenties

Je weet nu wat de belangrijkste competenties en gedragsindicatoren binnen je organisatie zijn. Bovendien hebben de gesprekken met medewerkers waardevolle informatie opgeleverd over de reeds aanwezige en nog te ontwikkelen competenties.

De volgende stap is het beoordelen van de competenties. Voor dit onderdeel van competency mapping zijn ook weer een aantal handige tools beschikbaar.

• Assessment center

Een assessment center is een evaluatieproces dat wordt gebruikt om competenties te beoordelen. Het wordt vaak ingezet bij het werven van kandidaat-medewerkers of het begeleiden van werknemers die van functie willen wisselen.

De beoordeling geschiedt aan de hand van werkvormen als rollenspellen, vragenlijsten die ingaan op persoonlijkheidskenmerken van een medewerker of gedragsobservaties. Het is belangrijk dat de gebruikte werkvormen altijd concreet zijn toegespitst op een duidelijk gedefinieerd competentieprofiel.

Het grote voordeel van een assessment center is dat het gedragingen observeert in een zorgvuldig gecreëerde context, iets dat met andere beoordelingsmethoden erg lastig is.

• Development center of Ontwikkelassessment

Een development center of ontwikkelassessment richt zich op de competentieontwikkeling van een medewerker. Deze test staat vooral stil bij de motivatie en drijfveren van de werknemer: wat vindt hij (of zij) belangrijk, hoe hoopt hij zich verder te ontwikkelen en welke ondersteuning heeft hij hierbij nodig?

Een development center of ontwikkelassessement bundelt verschillende technieken. Denk bijvoorbeeld aan interviews, cases of vaardigheidstesten. Een development center of ontwikkelassessment creëert een dialoog over de professionele ontwikkeling van een medewerker en maakt deel uit van een breder ontwikkelingstraject.

• Competentietests

Bij het competentiemappen wordt veelvuldig gebruik gemaakt can competentietest. Dit kunnen brede psychologische tests zijn die vanuit de persoonlijkheid en drijfveren een inschatting maken van het talent en motivatie voor een competentie. Ook zijn er sneltests beschikbaar die testen op gedragscriteria van de specifieke competentie (zie voorbeeld competentietest klantgerichtheid).

5. Evalueren en feedback geven

Nadat je alle informatie omtrent de vaardigheden van medewerkers op een rij hebt gezet, is het tijd om te evalueren en feedback te geven.

Bij het evalueren kun je terugvallen op een beproefde methode zoals het maken van een situationele competentieschets. Deze 360°‐feedback schetst een gedetailleerd beeld van de huidige situatie. Is een competentie aanwezig? Of toont een medewerker bepaalde competenties alleen in een select aantal situaties? Aan de hand van die informatie wordt het in kaart brengen en managen van competenties een stuk gemakkelijker.

Voor het geven van feedback kun je terugvallen op functionerings- of evaluatiegesprekken. Hierin kunnen manager en medewerker in dialoog gaan over de manier waarop de medewerker functioneert en hoe het zit met de reeds aanwezige en nog te ontwikkelen competenties van iemand. Op die manier leg je ook de basis voor passende ontwikkelingsondersteuning die de loopbaan van de medewerker in kwestie een extra impuls geeft. Alles over het leveren van optimale feedback lees je hier.

6. Analyseer de competenties van de toekomst

Dankzij de voorgaande stappen weet je nu welke competenties en gedragsindicatoren essentieel zijn in jouw organisatie. Bovendien heb je nu een goed overzicht van de competenties die al dan niet aanwezig zijn bij je medewerkers. Belangrijke informatie voor de organisatie van nu.

Maar zeker in het geval van competency mapping is het belangrijk om verder te kijken dan het heden en het vizier ook af en toe op de toekomst te richten. Mede door de snel voortschrijdende techniek zijn functies en taken in het moderne tijdsgewricht snel aan verandering onderhevig.

Houd daarom ook rekening met competenties die een vereiste zijn voor succes in de toekomst. Door al vroeg en goed na te denken over belangrijke competenties die jouw medewerkers in de wereld van morgen nodig hebben, blijf je de concurrentie binnen jouw vakgebied een stapje voor.