REYNAARDE TALENTONTWIKKELING
030 - 60 627 11
INFO@REYNAARDE.NL

Eisenhouwer model

We hebben het druk, drukker dan ooit. We kunnen het niet allemaal meer onthouden, maar gelukkig kunnen we gebruik maken van externe geheugens zoals onze agenda, een to-do-list, projectplanningen, takenlijsten in de mailbox, app-jes, automatische wekkers, geeltjes, etc, etc. Hulpmiddelen bij timemanagement. Soms gebruiken we meerder systemen tegelijkertijd waardoor die ook weer om voorrang vechten. Hoe houd je je hoofd boven water? Wat is nog prioriteit? Waar moet ik nee tegen zeggen? Mag het ook later?

Niemand wil onproductief zijn en zeker niet op je werk. Maar hoe goed we onze dag ook plannen, als de dag vordert komen er allerlei ad-hoc zaken tussendoor, verschuiven prioriteiten en gaan de taken zich opstapelen. Zo wordt het steeds moeilijker om productief  en effectief te blijven. Je wilt graag op schema blijven, maar je merkt dat je achterop raakt. Dit levert vaak het verlies van GRIP op en dit blijkt ook nog eens de belangrijkste veroorzaker van werkstress te zijn. Het Eisenhouwer model helpt je bij je timemanagement om bij alles wat er op je af komt een keuze te maken. Zo krijg je een overzichtelijke indeling, de juiste prioriteiten en wordt de stress een stuk minder.

Wat houdt het model van Eisenhower in?

De vragen die je bij elke taak of verzoek moet stellen: ‘Hoe urgent is de taak?’ en ‘Hoe belangrijk is de taak?’. Na beantwoording kan je ze in een vakje plaatsen waardoor er een prioriteit aan wordt gegeven. Dat klinkt makkelijk en dat zal, na wat oefening, ook makkelijk worden.

Naar President Eisenhower vernoemd?

Dwight D. Eisenhower is een voormalig president van America en een generaal met 5 -sterren. Hij heeft ooit gezegd: ‘Ik heb twee problemen, belangrijke problemen en urgente problemen. De urgente zijn nooit belangrijk, en de belangrijke zijn nooit urgent.’ Het Eisenhower model maakt door het onderscheid tussen 'urgent ' en 'belangrijk' meteen duidelijk wat je moet doen met de taak of verzoek en helpt je zo bij je timemanagement.

Eisenhower stond bekend om zijn enorme productiviteit. Zo veel zelfs dat zijn aanpak uitvoerig is bestudeerd door verschillende mensen, waaronder Stephen Covey. In zijn boek 'The 7 Habits of Highly Effective People' (De zeven eigenschappen van effectief leiderschap) heeft Covey op basis van de ideeën van Eisenhower een eenvoudige tool voor prioriteitstelling ontwikkeld.

Hoe gebruik ik het Eisenhower model?

Zorg dat je je doelen helder hebt. Je doelen zijn vaak een combinatie tussen je kerntaken, afspraken over resultaten, deadlines en organisatie- en afdelingsdoelen. Doorloop je mail, agenda en andere binnengekomen verzoeken en maak bij iedere taak de afweging in welke mate de taak urgent is en belangrijk. Daarna plaats je de taken in het schema en neem de bijbehorende actie. Zo wordt je gedwongen één van de vier keuzes te maken en kun je het daarna loslaten. 

Het verschil tussen belangrijk en urgent?

In eerste instantie klinken belangrijk en urgent hetzelfde, maar ze zijn voor je timemanagement zeer verschillend. 

Aan urgent zit tijd gebonden. Bij urgent maak je inschatting op je er nu, vandaag, iets mee moet doe, of dat het ook eventueel later kan. Een taak met een hoge urgentie zal niet kunnen wachten en daar moet je van daag iets mee doen. Een lage urgentie betekend dat het ook later kan, morgen, volgende week of misschien nog wel later. Een taak kan je ook splitsen waarbij een deeltaak wel vandaag moet bv. een bestelling doen van een onderdeel, terwijl een andere deeltaak later kan, het monteren van het onderdeel.

Bij het inschatten van de belangrijkheid ga je uit van je kerntaken, kerndoelen, functieprofiel, zaken die specifiek bij je functie horen, waarop je beoordeeld wordt. Ben jij degene die deze taken moet doen? Als het antwoord Ja! is dan is de taak voor jou belangrijk. Taken zijn minder belangrijk als je ze ook bij iemand anders kan laten, je ze door iemand anders kan laten doen of je ze terug kunt geven.

De vier kwadranten

Doen (belangrijk en urgent)

In dit kwadrant passen urgente problemen of projecten met een harde deadline. Bijvoorbeeld een klant bellen dat je morgen niet kunt langskomen.

<<meer over Eisenhouwer model Doen>>

Plannen (belangrijk en niet urgent)

Denk aan voorbereidingswerk, zoals een afspraak of een presentatie voorbereiden. Stel jezelf de vraag: als ik dit niet doe, brengt me dat op de lange termijn in de problemen? Is het antwoord bevestigend, dan hoort de taak in dit kwadrant thuis.  

<<meer over Eisenhouwer model Plannen>>

Delegeren (niet belangrijk en urgent)

Bijvoorbeeld vragen die je krijgt die andere mensen ook kunnen beantwoorden. Zijn het kleine taken, dan kun je zelf snel doen. Zijn het grotere taken, vraag dan of iemand anders dit wil overnemen.

<<meer over Eisenhouwer model Delegeren>>

Niet doen (niet belangrijk en niet urgent)

Zoals het checken van je social media of gesprekken met collega’s bij het koffiezetapparaat. Als je je doelen wilt bereiken, is het zonde om je kostbare tijd hieraan te besteden.

<<meer over Eisenhouwer model Niet doen>>

Simpel gezegd kan de Eisenhower model je helpen bepalen of je taken belangrijk of urgent zijn. Wanneer je je werkbelasting naar belang of urgentie begint in te delen, is het veel eenvoudiger om ervoor te zorgen dat belangrijke taken prioriteit krijgen en zo snel mogelijk worden voltooid.

Enkele nadelen van het Eisenhouwer model

Er zitten een paar nadelen aan het model. Het is ten eerste niet altijd makkelijk om een de urgentie en belangrijkheid van een taak te bepalen. Hierdoor kan het gebeuren dat je een taak aan de verkeerde persoon delegeert of dat je niet tijdig voldoet aan een verwachting. Afstemmen van je prioriteiten blijft daarom ook met dit model essentieel. Gedeelde prioriteiten zijn betere prioriteiten.

Daarnaast is het belangrijk om te onthouden dat het niet altijd mogelijk is om direct te handelen wanneer je met urgente activiteiten te maken hebt. Meerdere urgente/belangrijke taken of gebrek aan kennis of tijd, regels en bureaucratie kunnen het onmogelijk maken. In dat geval is de prioriteitenmatrix iets minder effectief voor het nemen van beslissingen of tijdmanagement.

Een laatste nadeel is dat dit een rationeel model is. Het houdt geen rekening met je energie of je motivatie voor een taak. Er zijn nu eenmaal dagen dat het niet zo lekker gaat of dat je er aan het einde van dag gewoon doorheen zit en die geplande taak beter niet meer kan doen. Daarom zijn planningen en dus ook het Eisenhouwer model altijd aan verandering onderhevig. 

Eet de kikker

Overweeg om de Eisenhower Box met andere Timemanagement-aanpakken te combineren voor een beter resultaat. Bijvoorbeeld 'Eet de kikker'. 'Eet de kikker' komt van een gezegde van Mark Twain, die zei: "Als je een kikker moet eten, kun je dat het beste gelijk in de ochtend doen." In een zakelijke context betekent dit dat je je grootste of meest complexe taak als eerst moet doen voordat je kleinere taken gaat doen, die je op basis van andere factoren, zoals deadlines, prioriteert.